KI im Mittelstand: Höhere Produktivität, weniger Ballast

Gerade im Mittelstand zählt jede Minute. Wir sind es gewohnt, anzupacken und effizient zu arbeiten. Doch zeitintensive Routinearbeiten, manuelle Arbeitsschritte und fehleranfällige Prozesse sind an der Tagesordnung.

Aber was, wenn es einen Weg gibt, die täglichen Zeit- und Produktivitätsfresser einfach aus dem Weg zu räumen?

Genau darum geht es bei der intelligenten Automatisierung mit firmeneigener KI. Und es geht nicht darum, Mitarbeiter zu ersetzen. Im Gegenteil: Sie sollen von lästiger Routinearbeit befreit werden, um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt – Ihre Kunden.

Höhere Produktivität, weniger Ballast

Indem Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren, erhöhen Sie das Umsetzungstempo und senken die Kosten. Aber das Wichtigste ist: Ihre Konkurrenz schläft nicht. Wer jetzt nicht anfängt, sich mit KI-Systemen zur Steigerung von Produktivität und Rentabilität zu beschäftigen, wird es in Zukunft schwerer haben.

So gehen Sie die ersten Schritte

Hier ist eine einfache Roadmap, mit der Sie starten können, profitable KI-Lösungen in Ihren Geschäftsalltag zu integrieren:

Schritt 1: Finden Sie Ihre größten Zeitfresser

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Wo versickert im Alltag die meiste Zeit? Das können Sie ganz einfach herausfinden. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie am häufigsten und am längsten manuell erledigen.

Oft sind es die gleichen Dinge:

·       Manuelle Dateneingabe in Excel oder im CRM

·       Das Erstellen von Berichten und Präsentationen

·       Recherche nach Umsatzpotenzial und die Planung von Terminen

·       Das Beantworten von Standardanfragen per Telefon oder E-Mail

Gerade im Vertrieb gibt es viele solcher Aufgaben: Die Recherche nach potenziellen Kunden, das manuelle Pflegen von Kundendaten in Systemen oder das Vorbereiten von Angeboten nach jedem Meeting.

Schritt 2: Machbare Lösungen finden

Sie brauchen kein großes IT-Projekt. Denken Sie an ein kleines Pilotprojekt in einer Abteilung, die offen für Neues ist. Es gibt einfache Lösungen, die sofort helfen:

• Berichtserstellung: Ein System, das ihre Rohdaten analysiert und daraus automatisch Monatsberichte erstellt.

• Kundenservice: Eine KI-Assistenz, die Fragen von Kunden zu Ihren Produkten und Dienstleistungen per Chat oder Telefon in Sekundenschnelle beantwortet oder Bestellungen entgegennimmt.

• Neukunden-Akquise: Ein KI-Assistent, der potenzielle Zielgruppen analysieren und Ihnen auf Knopfdruck potenzielle Neukunden-Adressen liefert sowie die passende Ansprache formuliert.

Der Schlüssel dazu ist eine firmeneigene KI: Firmeneigen bedeutet, dass die Software innerhalb eines abgeschlossenen Systems mit den Daten Ihres Unternehmens arbeitet. So bleiben alle Informationen sicher im Haus und es gibt keine Sorgen, dass Datenschutzgesetze verletzt oder Firmengeheimnisse in die Hände von Unbefugten gelangen.

Schritt 3: Die Umsetzung planen

Wählen Sie einen Bereich aus und setzen Sie sie um. Starten Sie klein und schauen Sie, wie es läuft. Es ist wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen. Bieten Sie Schulungen an und zeigen Sie, wie die Automatisierung ihren Alltag einfacher macht.

Messen Sie den Erfolg. Das muss nicht kompliziert sein. Schauen Sie einfach, wie viel Zeit Sie pro Woche oder Monat einsparen oder wie viel schneller Kundenanfragen bearbeitet werden können.

Was Sie sich vielleicht fragen

Viele Unternehmen fragen sich, ob eine firmeneigene KI wirklich sicher ist oder sich die Investition lohnt. Hier sind die Antworten:

Datensicherheit: Das ist ein sehr wichtiger Punkt. Achten Sie darauf, dass die Systeme, die Sie nutzen, den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen entsprechen. Ihre Daten müssen sicher im eigenen System bleiben. Sonst drohen rechtliche Konsequenzen.

Kosten und Nutzen: Rechnen Sie einfach mal nach: Was kostet eine Stunde Mitarbeiterzeit und wie viel davon wird durch die Automatisierung eingespart? In vielen Fällen übersteigen die eingesparten Personalkosten schnell die Ausgaben für die Automatisierung.

"Wir haben keine IT-Experten": Das müssen Sie auch nicht. Wir beherrschen nicht nur die technische Seite, sondern sind auch darauf spezialisiert, Sie bei der Umsetzung zu unterstützen. Wir helfen Ihnen, die richtige Umsetzungsstrategie zu finden und zu implementieren, ohne dass Sie internes Fachwissen aufbauen müssen.

Praxisbeispiel

Manche mögen jetzt denken, das sei nur etwas für große Konzerne. Das stimmt nicht. Ein mittelständischer Maschinenbauer hat die manuelle Erstellung von Wartungsberichten z.B. mithilfe einer eigenen KI um 70 Prozent beschleunigt. Die Mitarbeiter, die diese Berichte früher stundenlang manuell erstellten, kümmern sich heute um wichtigere Aufgaben. Auch Sie können den ersten Schritt sofort gehen, indem Sie größten Zeitfresser in Ihrem Betrieb identifizieren.

Fazit

Die intelligente Automatisierung mit einer firmeneigenen KI befreit Mitarbeiter von langweiliger Routinearbeit, was die Produktivität und Rentabilität steigert. Indem Sie mit einem kleinen Pilotprojekt beginnen und die größten Zeitdiebe in Ihrem Unternehmen identifizieren, können Sie schnell erste Erfolge verbuchen. Die Investition rechnet sich oft schneller als gedacht und verschafft Ihrem Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.