Wenn das Tagesgeschäft zur Fessel wird - Operative Überlastung

In der dynamischen Welt der Wirtschaft streben Unternehmen nach Effizienz und Wachstum. Doch oft gerät ein entscheidender Faktor in den Hintergrund: die operative Belastung der Mitarbeitenden. Wenn das Tagesgeschäft zur erdrückenden Last wird, droht operative Überlastung, die Arbeitsleistung zu lähmen und das gesamte Unternehmen zu schwächen -viele Aufgaben, wenig Wirkung, die Arbeitszeit ist zu zersplittet.

Operative Überlastung hat massive Folgen für die Arbeitsleitung der Unternehmen

41 Prozent der Arbeitszeit sind völlig nutzlos

Die Spirale der operativen Überlastung: Stress, fehlendes Lernen und mangelnde Koordination

Eine aktuelle Deloitte-Studie zeigt: Angestellte verbringen im Durchschnitt 41 Prozent ihres Tages mit Aufgaben, die keinen erkennbaren Beitrag zum Erfolg ihres Unternehmens leisten. Fast die Hälfte der Amerikaner empfindet sich laut einer Umfrage der UCLA Anderson School of Management als „time poor“. Das bedeutet: zu viel zu tun, zu wenig Zeit. Auch am Arbeitsplatz spitzt sich die Lage zu. 68 Prozent der Befragten in einer weiteren Studie berichten, sie hätten keine längeren Phasen ungestörter Arbeit mehr. Ein großer Teil der Arbeitszeit fließt dabei in Tätigkeiten, die wenig bringen. 42 Prozent der Beschäftigten sagen, sie verbringen die Hälfte ihrer Zeit mit sogenannter „Busywork“ – Aufgaben, die kaum Wert schaffen. Weitere 43 Prozent geben an, über zehn Stunden pro Woche damit zu verbringen, beschäftigt zu wirken, nicht aber sinnvolle Arbeit zu erledigen. Die Softwarefirma Visier hat diese Zahlen erhoben.

Laut der aktuellen Deloitte-Studie „Global Human Capital Trends 2025“ verbringen Angestellte im Durchschnitt 41 Prozent ihres Tages mit Aufgaben, die keinen erkennbaren Beitrag zum Erfolg ihres Unternehmens leisten. Sichtbare Beschäftigung zählt oft mehr als wirksames Arbeiten. Für diese Studie wurden 10.000 Führungskräfte aus 93 Ländern befragt. Nur 22 Prozent der Befragten in der Deloitte-Studie gaben an, ihr Unternehmen sei gut darin, Arbeit zu vereinfachen. Stattdessen verbringen Arbeitnehmer jährlich 257 Stunden mit ineffizienten Prozessen und weitere 258 Stunden mit doppelten Aufgaben und unnötigen Meetings – das entspricht rund zwölf Arbeitswochen.

Engagement Index_Deutschland_Bericht_2024

Operative Überlastung entsteht, wenn Mitarbeitende kontinuierlich mit einem zu hohen Arbeitsvolumen, unrealistischen Deadlines und repetitiven Aufgaben konfrontiert sind. Dies führt unweigerlich zu einem erhöhten Stresslevel. Chronischer Stress wiederum hat gravierende Folgen für die Gesundheit und Leistungsfähigkeit der Belegschaft. Studien zeigen, dass anhaltender Stress zu Burnout, Angstzuständen und körperlichen Beschwerden führen kann, was Fehlzeiten und eine sinkende Produktivität zur Folge hat.

Ein weiterer kritischer Aspekt der operativen Überlastung ist das Ausbleiben von Lernprozessen und Innovation. Wenn Mitarbeitende permanent im "Reaktionsmodus" agieren und ihre Zeit mit der Bewältigung des Alltagsgeschäfts verbringen, fehlt die Kapazität für Reflexion, Weiterbildung und die Entwicklung neuer Ideen. Das Unternehmen stagniert, während Wettbewerber durch Innovationen voranschreiten.

Zudem leidet unter operativer Überlastung die interne Koordination. Wenn jeder Einzelne mit seiner eigenen Aufgabenflut kämpft, bleiben Kommunikationswege auf der Strecke. Silodenken entsteht, Informationen fließen nicht mehr effizient, und die Zusammenarbeit wird erschwert. Dies führt zu Doppelarbeit, Fehlern und letztendlich zu einer ineffizienten Ressourcennutzung.

Studien belegen die negativen Auswirkungen

Zahlreiche Studien unterstreichen die negativen Konsequenzen operativer Überlastung. Einige Studien zeigten beispielsweise einen signifikanten Zusammenhang zwischen hoher operativer Belastung und Fehleranfälligkeit, unzureichender Kommunikation, Missverständnissen und übertriebenem Silodenken. Eine andere Untersuchung wies nach, dass Unternehmen mit einer geringeren operativen Belastung ihrer Mitarbeitenden tendenziell innovativer und erfolgreicher sind. Denn wer die Arbeit macht, weiß am besten, wie sie verbessert werden kann. Nur etwa ein Drittel der Beschäftigten fühlt sich laut Deloitte-Studie aktuell dazu befähigt, Verbesserungsvorschläge zu äußern. Ein ungenutztes Potenzial – gerade in Zeiten, in denen Arbeit immer mehr zum Stressfaktor wird.

Auch im Hinblick auf die Koordination liefern Studien Erkenntnisse. Eine Studie zum Thema Teamarbeit und Effizienz verdeutlichte, dass eine hohe operative Belastung die effektive Zusammenarbeit in Teams behindert und zu einer schlechteren Gesamtleistung führt.

Wege aus der operativen Überlastung

Um die Arbeitskraft nicht länger durch operative Überlastung zu lähmen, müssen Unternehmen proaktive Maßnahmen ergreifen. Dazu gehören:

• Objektive Ermittlung der Situation in einzelnen Teams bspw. durch eine PULSE Befragung

• Prozessoptimierung: Ineffiziente Prozesse identifizieren und verschlanken, um unnötige Arbeitslast zu reduzieren.

• Priorisierung und Delegation: Klare Prioritäten setzen und Aufgaben sinnvoll delegieren, um die Last auf mehrere Schultern zu verteilen.

• Ressourcenmanagement: Eine realistische Personalplanung sicherstellen und bei Bedarf zusätzliche Ressourcen bereitstellen.

• Förderung von Lernen und Entwicklung: Zeit und Raum für Weiterbildung und Reflexion schaffen, um Innovationen zu ermöglichen.

• Stärkung der Kommunikation und Koordination: Offene Kommunikationskanäle etablieren und die Zusammenarbeit zwischen Teams fördern.

• Gesundheitsmanagement: Maßnahmen zur Stressprävention und zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden implementieren.

Fazit

Operative Überlastung ist ein schleichendes Gift für Unternehmen. Sie führt zu Stress, verhindert Lernen und Innovation und untergräbt die Koordination. Die Folge sind demotivierte und ineffiziente Mitarbeitende, steigende Fehlzeiten und eine geschwächte Arbeitsleistung und Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen, die die operative Belastung ihrer Belegschaft ernst nehmen und gezielte Maßnahmen zur Reduzierung ergreifen, schaffen hingegen ein produktives, innovatives und gesundes Arbeitsumfeld – und legen damit den Grundstein für langfristigen Erfolg und mehr Arbeitsleistung.

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Quellen

https://www.focus.de/finanzen/news/nonstop-arbeiten-und-dauergestresst

Deloitte-Studie „Global Human Capital Trends 2025“